Vähemmän palavereja = enemmän oikeita töitä? Moni kokee näin, mutta syy ei ole palavereissa sinänsä, vaan palaverien käyttötarkoituksessa.
Peruspalaveri
Näinhän se yleensä menee: kalenterikutsussa ei ole agendaa eikä kukaan paikalle kutsutuista oikein tiedä, mitä heiltä odotetaan. Hämäävästä nimestään huolimatta kalenterikutsu ei kuitenkaan ole kutsu, vaan kehoitus. Sen saa hylätä, jos sattuu olemaan esimerkiksi koomassa.
Palsu on enimmäkseen koolle kutsujan yksinpuhelua ja kalvosulkeisia. Väliin saatetaan heittää yllättäviä kysymyksiä, joihin kukaan ei osaa valmistautumatta ja suoralta kädeltä vastata. Lopuksi jaetaan taskit tai ehkä vielä yleisemmin: sovitaan uusi palaveri, jonka agenda on ihan yhtä hähmäinen kuin ensimmäisenkin.
Asiantuntijat ovat lauma neukkarista toiseen vaeltavaa huonelihaa, joka on paljon paikalla, mutta vähäisesti läsnä. Asiat etenevät tuskallisen hitaasti ja koko homma inspiroi kuin kausikortti juurihoitoon. Jossain välissä ne kaikki duunitkin pitäisi ehtiä tehdä.
Parempi palaveri flipped classroom -mallilla
Flipped classroom on opettamisen malli, jossa perinteinen jako luokkahuoneopetuksen ja kotitehtävien kesken on käännetty päinvastaiseksi: oppilaat tutustuvat teoriaan ennen tuntia. Oppitunnilla keskustellaan sekä tehdään tehtäviä ja ryhmätöitä.
Tämä työtapa opettaa jokaiselle vastuuta omasta oppimisesta. Ei voi odottaa tavoitteiden täyttyvän vain sillä, että ilmestyy paikalle. Ja jos ei ole valmistautunut, on melkein mahdotonta hyötyä oppitunnista.
Samalla kokoontumiselle tulee tarkoitus: vuorovaikutus. Ei ole tärkeintä olla hiljaa ja vastaanottaa, vaan kysyä, kommentoida ja jalostaa.
Jos alaikäiset lapset pystyvät tähän (hyvän opettajan johdolla), kyllä kai aikuisetkin työpaikoillaan?
How to palaveri
- Palaverin kutsu lähetetään hyvissä ajoin, vähintään noin viikkoa aikaisemmin. Siinä on kerrottu osallistujien roolit, käsiteltävät asiat ja tavoite: mitä pitää olla tehtynä palaverin päättyessä.
- Kutsun yhteydessä jaetaan myös ennakkomateriaali tai -tehtävä. Tämä voi olla asiasta riippuen esim. raportin lukeminen ja kysymysten listaaminen, vaihtoehtojen kartoitus tai mielipiteen muodostaminen.
- Palaveri alkaa siitä, mihin kutsu päättyi. Tarkoitus ei siis ole kerrata kaikkia siinä kerrottuja asioita eikä varsinkaan esitellä ennakkomateriaalia.
- Palaverissa puheenjohtaja fasilitoi keskustelua ja varmistaa, että tavoite täyttyy aikataulussa. Jos homma menee kerta toisensa jälkeen sekoiluksi ja päällekkäin huutamiseksi, kannattaa harkita valmennusta kokousten johtamiseen.
- Palsun lopusta varataan riittävästi aikaa yhteenvedon tekemiselle ja seuraavien askelten sopimiselle. Yleensä tähän ryhdytään, kun ollaan jo vartti yliajalla eikä kenenkään hermo enää pidä. Tällöin katso kohta 4.
Tulos: parempaa duunia
Flipped classroom -työskentelyssä (tai ehkä: flipped meeting room?) vuorottelevat siis itsenäinen, valmisteleva työ ja ryhmässä tapahtuva vuorovaikutus ja päätöksenteko.
Tämä työtapa tuo pelkkää porukassa porisemista tai puheenjohtajan yksinpuhelun kuuntelemista enemmän diversiteettiä ehdotuksiin ja siten parantaa päätösten laatua.
Myös työn tehokkuus paranee, sillä powerpointin lukeminen vaatii merkittävästi vähemmän energiaa kuin sen kuunteleminen talousosaston Matin esittämänä (lähde: minä).
Porukassa asioiden edistäminen ruokkii hyvää tekemisen meininkiä tehokkaammin kuin kollektiivinen huoneliha-experience. Tällä taas on positiivisia kerrannaisvaikutuksia aivan kaikkeen työpaikalla.
Aletaanko tehdä töitä sen sijaan, että vain käytäisiin töissä?
Tiukkaa Viinaa 